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企业后勤管理系统设计

归档日期:07-18       文本归类:后勤管理      文章编辑:爱尚语录

  一、 需求分析 1.总体说明 企业后勤管理系统是企业管理系统的一个部分,主要完成办公用品申领,企 业用车申请,企业内部用品报修,办公室资源分配等工作,用户系统是外部系统 (主要负责用户信息的维护和认证),财务系统是外部系统(后勤系统可以生成 一些财务单据作为财务的一些输入数据) 2.系统相关角色 系统管理员,公司员工,部门经理,后勤部操作员,后勤部经理,领导,采 购员,维修员,车辆调度员,用车登记员,司机,提货员,后勤仓库管理员等等 3.相关功能说明 1)办公用品申领 公司员工可以登录系统填写办公用品申请单,注明所需要的办公用品(如稿 纸,白板笔),数量,使用时间,理由等,申请单按照一定的规则(如低值用品 后勤部操作员可以直接批复, 中值用品还要继续报该部门经理与后勤部经理共同 批复,高值用品还要继续报公司分管的中高层领导批复)送达相关审批人(高值 的申请单子同时要后勤部门打印纸质申请单,送相关人手写签字备案)。若某级 未能通过则退 回申请单;若通过,则生成提货单(为提货方便,可能要汇总一段时间内的 申请,定期去采购),另一方面可以根据库存余量决定是否通知采购员去采购, 之后入库。 当员工领取到所申请的用品后,则登录系统签收。 2)用车申请/登记 公司员工可以登录系统可以看到近期车辆存量,填写用车申请单,注明申请 人、车辆类型、地点、时间、理由、类型等,申请单按照一定的规则送达相关审 批人。若某级未能通过则退回;若通过则生成调度单,由车辆调度员根据车辆的 余量和用车的优先级安排调度,联系司机,并填写调度结果。若调度失败,写明 理由,申请退回。 当用车结束后,申请人登录系统填写使用情况(如“顺利到达”“特殊原因取 消”)。司机到用车登记员处登记 用车情况及费用(如汽油,过路费)。 3)报修 公司员工可以登录系统填写报修申请单, 注明申请人、 地点、 时间、 理由等, 申请单按照一定的规则送达相关审批人。若某级未能通过则退回;若通过则生成 调度单,由调度员根据维修部人员在岗情况和维修的优先级安排调度,联系维修 员,并填写调度结果。若调度失败,写明理由,申请退回。当用维修结束后,申 请人登录系统填写维修反馈(如“满意”“特殊原因取消”)。维修员到维修登记员 处登记 维修情况及费用以及耗材。 4)办公室资源分配 如分配桌椅,电脑,饮水机等办公室资源,每个资源都有唯一的资源号,可 以分配这些资源到办公室,指定使用人。可以完成对这些资源的 增加(如购入 新设备),报废,修改(如更换地点),查(如汇总)等操作。资源有已分配和 在库之分。 5)后勤仓库库存管理 后勤仓库主要是为保存 一些暂时还没有使用的办公室资源以及暂存一些办 公用品,有利于集体采购。 可以完成入库(根据入库清单以及手工输入更新库存信息)、出库(根据出 库单以及手工输入更新出库)、盘库(手工清点库存后,手工输入盘库清单,与 库存对比)。 以上相关功能都应有各类必要的汇总表,给领导汇报。 二、 数据流图 1) 员工 物资申请库 填写申请单 物品分类 低、中 高 物品分类 后勤批复 低 中 后勤批复 后勤批复 Y 退回 Y 退回 部门经理、 后 勤经理批复 物资签收库 退回 Y 部门经理、 后 勤经理批复 Y 退回 Y 退回 公司中层批复 Y 递交员工 退回 采购单入库 采购员采购 2) 申请人 登录系统 查看车辆清单 填写申请单 用车申请库 车队审批 Y 生成调度单 N 审批退回 车辆调度 Y 安排汽车与司机 审批退回 N 填写用车反馈单 用车反馈信息库 3) 申请人 登录系统 填写报修申请 报修申请库 报修审批 Y 生成保修单 审批退回 N 报修调度 安排修理 审批退回 填写报修反馈单 报修反馈信息库 4) 仓库管理员 分配设备办公室 指定设备使用 人员 办公设备资料库 指定设备编号 指 定 设 备是 在库 设 备还是在用设备 指 定 设 备是 否是 报 废设备 5) 入库设备 出库设备 入库单部门经理签字 出库单部门经理签字 Y N 退回 Y N 退回 库管员盘点入库物资 库管员盘点出库物资 库管员在入库单上 签字 入库信息库 库管员在出库单上 签字 出库信息库 库管员存放好原始 入库单纸质凭证 库管员存放好原始 出库单纸质凭证

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